Rédiger sa thèse/Les index/Marquer les entrées

Généralités

L'étape de marquage des entrées d'index va permettre de définir dans le corps du document les éléments que l'on souhaite voir mentionnés dans l'index, et pour chacun la manière dont on souhaite les voir apparaître.

Sous Word 2003

Le marquage des entrées

Le marquage des entrées d'index est une opération qui va permettre à Word d'avoir les informations techniques lui permettant de savoir qu'à tel endroit du document se trouve un mot ou un paragraphe que l'on a souhaité marquer pour le voir apparaître dans l'index que l'on génèrera au final. Le marquage d'entrée se fait à travers les menus de Word mais a une implication technique sur le document final, en faisant apparaître des marques entre accolades, tel que présenté sur la figure 2. Ces marques, appelées codes de champs apparaissent normalement lorsque l'on ajoute des entrées d'index, et peuvent être affichées et masquées à l'aide de l'icône ¶ de la barre d'outils. Cette marque contient les éléments suivants :

• { et }  : caractères délimitant le champ codé. On les distingue des accolades classiques par le liseret qui les entoure.
• XE : code indiquant à Word que l'on est dans une entrée d'index.
• Rivière:Devèze : texte que l'on souhaite voir apparaître dans l'index final. Ici une entrée Rivière suivie d'une sous-entrée Devèze. Le caractère : est le séparateur entre l'entrée et la sous-entrée. Si l'on souhaite modifier la manière dont une entrée apparaît dans l'index, on peut modifier manuellement cette zone (pour changer la casse d'un des mots par exemple ou corriger une faute de frappe)

Marquage manuel

Passer par le menu Insertion > Référence > Tables et index puis sélectionner le bouton Marquer entrée ... de l'onglet Index après avoir positionné votre curseur sur la zone à laquelle vous souhaitez faire référence dans votre index (vous pouvez éventuellement sélectionner le mot exact mais ce n'est pas obligatoire). La fenêtre qui apparaîtra alors comporte plusieurs zones :

• Entrée : l'entrée telle qu'elle doit apparaître dans l'index. Si par exemple on souhaite faire un index de nom d'auteurs, plutôt que Romain Gary, on choisira comme entrée Gary, Romain.
• Sous-entrée : cette zone permet de définir des index à plusieurs niveaux (par exemple une entrée Fleuve et une sous-entrée Devèze dans l'exemple de la fig. 1)
• Options :
  • Renvoi : permet de faire dans un index un renvoi entre des synonymes par exemple et de mettre toutes les entrée sous le nom principal (exemple de Burdigala qui renvoie à Bordeaux dans la fig. 1)
  • Page en cours : option la plus courante, qui indique après une entrée dans la table d'index, la page où le mot apparaît
  • Étendue de page : permet de renvoyer à une plage du document plutôt qu'à un mot (exemple dans la fig. 1 avec l'entrée Quinconces, Place des).
• Format des numéros de page : permet de définir le format qu'auront les numéros de page dans l'index généré.

Après avoir choisi toutes les options on peut enfin Marquer l'entrée, ce qui aura pour effet d'ajouter les informations techniques qui permettront à word de générer l'index par la suite. Il est aussi possible de Marquer tout. Cette option n'est disponible que si l'on a sélectionné un terme dans le document avant d'afficher la fenêtre. Cette action aura pour effet de marquer tous les termes identiques à celui sélectionné pour les faire apparaître dans l'index.

Marquage automatique

Principe

Le marquage automatique d'entrées dans un document word se fait en fournissant à l'outil un fichier de concordance, distinct du document principal, et contenant la liste des entrées que l'on souhaite marquer. Ce fichier doit suivre une structure particulière décrite dans le paragraphe suivant. Le marquage auto est accessible par le menu Insertion > Tables et Index puis par le bouton Marquage Auto (cf. fig. 4).

Word va alors vous demander de lui indiquer le fichier contenant la liste des mots à marquer (nous l'appellerons index.doc dans la suite de l'explication). Attention, ce fichier va servir à faire le marquage à l'instant T, si vous continuez à rédiger votre thèse en y ajoutant des paragraphes qui contiennent des mots à marquer pour l'index, vous devrez les marquer manuellement au fur et à mesure de l'avancée, ou répéter l'opération de marquage automatique par la suite. Le fichier d'index ne sera pas "lié" à votre thèse, il n'est appelé qu'au moment du marquage.

Forme du fichier de concordance

Fichier simple

Pour générer un index simple, on créera un fichier word contenant une entrée par ligne (cf. Fig. 5). Dans l'exemple donnée, le mot doit apparaître tel qu'il est présent dans le fichier d'index, et apparaîtra de la même manière dans l'index. Il n'est pas possible de gérer d'entrées et sous-entrée par exemple, ou de faire apparaître dans l'index Gary, Romain pour une chaîne de caractère présente dans le document qui serait Romain Gary.

Fichier avancé

Si l'on souhaite générer un index avancé en marquage automatique, plutôt qu'une simple liste de termes, on va devoir créer un tableau à deux colonnes. La première contiendra le terme tel qu'il apparaît dans le corps du document et la seconde la manière dont on veut le présenter dans l'index. La figure 6 illustre ce principe de fonctionnement, on notera en particulier :

• le format utilisé dans la deuxième colonne correspond à ce que l'on trouve entre les guillemets que Word utilise de manière automatique (cf. fig. 2)
• le marquage des entrées reste sensible à la casse, et si un mot apparaît avec des majuscules différentes dans le corps du texte (tramway et Tramway dans l'exemple), on doit doubler la ligne, en conservant la même forme dans la deuxième colonne.

Fichier avancé pour index multiples

Lorsque l'on génère plusieurs index en parallèle, il est possible de marquer les entrées à la main ou de définir un fichier de concordance, sous la forme de celui présenté ci-contre (figure 7). Ce fichier se distingue du précédent par la présence des guillemets et l'ajout du code \f G. Le \f est un code interne à Word, le second correspond à l'index dans lequel on souhaite envoyer le terme. Ce code doit être sur une lettre, le plus simple est d'utiliser un moyen mnémotechnique (ici G pour géographique et N pour noms communs par exemple). Il sera repris au moment de la génération des index en fin de document (cf Rédiger sa thèse > Les index > Index multiples)

Attention lors de la constitution du fichier à :

• utiliser les guillemets simples (") et non les guillemets typographiques («).
• laisser un espace entre le terme entre guillemets et le \f