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La Structuration Organisationnelle

Durée 1heure Démarche pédagogique Pour des raisons pédagogiques, il est recommandé aux formateurs d’utiliser principalement une approche participative (avec discussions et travaux de groupes) en plus des présentations et des exercices.

Introduction

Les sciences de la gestion et les sites Web de théories organisationnelles (ex. Learnmanagement2.com et Orchart.co.uk) postulent que la structure d’une organisation, entreprise ou autre, joue un rôle vital pour le succès de toute entreprise. Les organisations sont structurées de diverses manières, en fonction de leurs objectifs et cultures. La structure d’une organisation va déterminer la conduite de ses opérations et son résultat. La structure permet l’attribution claire aux divers départements et employés des responsabilités pour des fonctions et processus différents. La mauvaise structure organisationnelle entravera la réussite de l’entreprise. Des structures organisationnelles doivent viser la maximation de l’efficacité et du succès de l’organisation. Une structure organisationnelle efficace facilitera les relations de travail entre les différentes sections de l’organisation. Elle maintiendra l’ordre et l’autorité tout en favorisant la flexibilité et la créativité. Les facteurs internes tels que la taille, le produit et les compétences de la main-d’œuvre influent sur la structure organisationnelle. Au fur et à mesure que l’organisation se développe, la chaîne de commandement s’allongera et la hiérarchisation (le champ de contrôle) s’étendra. Plus les compétences de chaque employé sont élevées, plus l’organisation fera usage de la matrice structurelle pour maximiser ces compétences à travers l’organisation.

Définition Le terme Champ de Contrôle est utilisé pour décrire le nombre d’employés sous la responsabilité de chaque manager/superviseur. Le champ de contrôle est dit être large si un supérieur est en charge de nombreux employés et il est restreint si le supérieur est en charge de quelques employés.

Types d’Organisation

Les structures organisationnelles les plus courantes telles que décrites par learn management2 sont les suivantes:

L’Organisation à Structure de Grande Taille

Comme indiqué dans Learn Management2, une organisation de grande taille comporte plusieurs niveaux de gestion et de supervision. Il y a « une longue chaîne de commandement » qui traverse l’organisation de haut en bas (du Président Directeur Général au simple employé, par exemple). Cependant, les structures de grande taille dépassent rarement 8 niveaux de gestion. C’est premièrement parce que le nombre de couches (c’est-à-dire les niveaux de management) réduit l’étendue des responsabilités. Deuxièmement, les inconvénients de la structure de grande taille commencent à l’emporter sur les avantages d’une structure de grande taille. Toutefois, les organisations ont leurs propres avantages et inconvénients, selon Innovative Business Resource.

Les avantages d’Organisations de grande taille	Les inconvénients d’Organisations de grande taille
Il y a un champ de contrôle restreint, i.e. chaque directeur a un petit nombre d’employés sous son contrôle. Cela signifie que les employés peuvent être étroitement surveillés.	La liberté et la responsabilité des employés (subordonnés) sont restreintes.
Il y a une structure de gestion claire.	La prise de décision pourrait être ralentie puisque l’approbation peut être exigée de chacune des couches d’autorité.
La fonction de chaque couche sera Claire et distincte. Il y aura des lignes de responsabilités claires.	La communication doit passer à travers plusieurs couches de gestion.
Une échelle d’avancement et de promotion.	Des coûts de gestion élevés parce que les salaires des directeurs sont supérieurs à ceux des subordonnés. Chaque couche a tendance à payer à ses directeurs des salaires plus élevés que ceux de leurs subalternes.

Tableau 1: Avantages et inconvénients organisation de grande taille

Organisation à Structure Plate

Contrairement à une organisation de grande taille, une organisation plate aura relativement peu de couches ou tout simplement une couche de gestion.Cela signifie que la « Chaîne de Commandement » depuis le sommet jusqu’en bas est courte et le « champ de contrôle est large ». En raison du petit nombre de couches de gestion, des organisations plates sont souvent des petites organisations :

Les avantages d’Organisations plates	Les inconvénients d’Organisations plates.
Plus grande communication entre la direction et les employés.	Les employés peuvent avoir plus d’un directeur/ Cher.
Meilleur esprit d’équipe	Peut limiter/entraver la croissance de l’organisation.
Moins de bureaucratie et une prise de décision plus facile.	Structure limitée à de petites organisations telles que des partenariats, associations coopératives et quelques sociétés privées à responsabilités limitées.
Moins de niveaux hiérarchiques, donc moins de managers, ce qui réduit les coûts des ressources humaines	La fonction de chaque département/ chaque personne peut être floue et se fondre dans les responsabilités des autres.

Tableau 2: Avantages et inconvénients organisation plate

Organisation Hiérarchique

Dans une organisation hiérarchique, les employés sont classés à divers niveaux au sein de l’organisation, chaque niveau est une couche au-dessus de l’autre. A chaque étape dans la chaîne, une personne a un nombre d’employés directement au-dessous de lui, au sein de son champ de contrôle. Une organisation hiérarchique de grande taille peut comporter plusieurs niveaux et une organisation hiérarchique plate n’aura que quelques-uns.

La chaîne de commandement (c’est-à-dire la façon dont l’autorité est organisée) est une forme de pyramide typique. Une structure hiérarchique traditionnelle définit clairement le rôle de chaque employé. Les organisations hiérarchiques sont souvent de grande taille et dotées de champs de contrôle étroits, qui s’élargissent et au fure et à mesure que l’on descend vers le bas de la structure. Elles sont souvent centralisées et les décisions les plus importantes sont prises par les cadres supérieurs. Au vingtième siècle au fur et à mesure que les organisations devenaient plus grandes, les organisations hiérarchiques étaient populaires parce qu’elles pouvaient assurer le commandement et le contrôle de l’organisation. Cependant, avec l’avènement de la mondialisation et l’utilisation généralisée des technologies, dans les années 1990 des organisations hiérarchiques de grande taille commencèrent à réduire leurs effectifs et à diminuer leur main-d’œuvre. La technologie était en mesure d’effectuer la plupart des fonctions antérieurement exercées par les êtres humains.

Les avantages des Organisations Hiérarchiques	Les inconvénients des organisations Hiérarchiques
Autorité et responsabilité clairement définies.	L’organisation peut être bureaucratique et répondre lentement aux besoins changeants des clients et du marché dans lequel l’organisation opère.
Le chemin de promotion clairement défini.	La communication à travers différentes sections peut être mauvaise surtout la communication horizontale
Il existe des directeurs spécialistes et l’environnement hiérarchique favorise l’usage effectif de directeurs spécialistes.	Les départements peuvent prendre des décisions qui leur sont favorables à eux mêmes plutôt qu’à l’entreprise dans son ensemble surtout s’il y a une rivalité interservices
Les employés sont très fidèles à leur département au sein de l’organisation.

Tableau 3: Avantanges et inconvénients Organisation Hiérarchique

Organisation Centralisée et Décentralisée

Learn management2.com a noté que, dans une organisation centralisée le siège social (ou quelques directeurs supérieurs) détiendront les responsabilités et les pouvoirs majeurs. Inversement, les organisations décentralisées étendront la responsabilité pour des décisions spécifiques à travers différents exutoires et les gestionnaires de niveau inférieur, y compris les succursales ou les unités situées à l’extérieur du siège social. Un exemple d’une structure décentralisée est la chaîne de supermarchés Tesco. Chaque magasin de Tesco dispose d’un directeur qui peut prendre certaines décisions concernant le magasin. Le gestionnaire du magasin est sous l’autorité d’un directeur régional.

Des organisations peuvent également décider que la combinaison de centralisation et de décentralisation est plus efficace. Par exemple, des fonctions telles que la comptabilité et les achats peuvent être centralisés pour diminuer les coûts.

Alors que des tâches telles que le recrutement peuvent être centralisées étant donné que des entités à l’extérieur du siège social peuvent avoir des besoins en personnel qui leur sont spécifiques. Certaines organisations mettent en place une décentralisation verticale ce qui veut dire qu’elles ont délégué le pouvoir de prendre certaines décisions vers le personnel de niveau inférieur de la hiérarchie de leur organisation. La décentralisation verticale augmente l’intrant dont disposent les gens en bas de l’organigramme en matière de prise de décision. La décentralisation horizontale fait étendre la responsabilité au sein de l’organisation. Un bon exemple en est la mise en œuvre de nouvelles technologies dans l’ensemble de l’organisation. Cette mise en œuvre sera la responsabilité de spécialistes en technologies uniquement.

Les avantages d’une Structure Centralisée pour les Organisations	Les avantages d’une Structure Décentralisée pour les Organisations
Les cadres supérieurs jouissent d’un contrôle plus grand sur l’organisation	Les cadres supérieurs ont le temps de se concentrer sur les décisions les plus importantes (puisque les autres décisions peuvent être prises par d’autres personnes au niveau inférieur dans la structure de l’organisation.
L’utilisation de procédures normalisées peut se traduire en réduction de coûts	La prise de décision est une forme de responsabilisation. La responsabilisation peut augmenter la motivation et par conséquent signifier que le rendement du personnel augmente.
On peut prendre des décisions au bénéfice des organisations dans leur ensemble. Alors qu’une décision prise par un directeur départemental peut bénéficier son département mais désavantager d’autres départements.	Les cadres au niveau inférieur de la chaîne ont une meilleure compréhension de l’environnement où ils travaillent et des personnes (les clients et les collègues) avec qui ils interagissent. Ces compétences et cette expérience peuvent les aider à prendre des décisions plus efficaces que les cadres supérieurs.
L’organisation peut bénéficier de la prise de décision des cadres supérieurs expérimentés.	La responsabilisation permettra aux départements et à leurs employés de répondre plus vite aux changements et aux nouveaux défis. Alors qu’il faudra beaucoup plus de temps aux cadres supérieurs pour apprécier que les besoins de l’entreprise ont changé.
Dans des moments d’incertitude, l’organisation aura besoin d’un leadership fort et un soutien dans le même sens. On croit qu’un leadership fort est souvent donné d’en haut.	La responsabilisation aide les gens à accepter plus de responsabilités et participe au succès des missions des employés

Tableau 4: Avantages et inconvénients Organisation Centralisée et Décentralisée

Évaluation

Devoir: Présenter et discuter de la structure organisationnelle d’une entreprise bien connue et orientée vers les logiciels libres et open source dans votre pays Débat: En fonction de votre compréhension des structures organisationnelles décrites dans ce module, énumérez et menez un débat sur celles qui, à votre avis, s’appliquent à votre pays ou au contexte africain.

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