Construire des communs/Contribution/Liste de discussion

Qu'est-ce qu'une liste de diffusion ?

Une liste de diffusion est une liste d'envoi permettant à un groupe d'abonnés de recevoir automatiquement par courrier électronique l'ensemble des messages expédiés à la liste : tout message envoyé à la liste par un abonné est reçu par chacun des autres abonnés. Lorsque l'on est abonné à une liste de diffusion, il est possible d'envoyer des messages, d'y répondre ou de lire les messages envoyés sans participer.

Cas particuliers :

• Il est parfois possible d'envoyer des messages à une liste de diffusion sans y être abonné. Néanmoins, il faut impérativement être abonné à la liste pour en recevoir les messages.
• Il est parfois impossible d'envoyer des messages à la liste même lorsque l'on y est abonné : c'est le cas pour les listes de type annonce, qui servent à diffuser des informations d'un émetteur unique vers un grand nombre de destinataires.

Intérêt des listes de diffusion

On s'abonne à une liste de diffusion (ou « mailing list », parfois abrégée en ) pour se tenir au courant d'un sujet en particulier et pour participer à des échanges sur ce sujet. On peut citer en exemple :

• liste de diffusion à destination de tous les employés d'une entreprise ;
• liste de diffusion réservée aux participants d'un projet ;
• liste de diffusion regroupant tous les étudiants d'une promotion ;
• liste de diffusion sur l'actualité de la sécurité informatique ;
• liste de diffusion d'entraide entre bricoleurs ;
• liste de diffusion restreinte à une famille et destinée à organiser les grands rassemblements familiaux ;
• etc. !

Trois types de listes de diffusion

Il existe des milliers de listes de diffusion de toutes sortes sur Internet : publiques ou privées, gratuites ou payantes, avec inscription soumise à conditions ou non, etc. Ces listes peuvent rassembler un nombre de personnes allant d'une dizaine à plusieurs milliers.

En fonction de leur mode de fonctionnement, on distingue généralement trois types de listes :

• Les listes de type annonce permettent aux abonnés de recevoir des messages sans pouvoir en poster eux-mêmes. Il s'agit en fait de lettres d'information (ou « newsletters ») : magazines électroniques, services quotidiens (horoscope du jour, météo du jour, alerte de sécurité du jour, etc.), bulletins d'informations sur les mises à jour d'un site, etc. Avec ce type de liste de diffusion, l'information circule d'un émetteur vers un grand nombre de destinataires.
• Les listes de type discussion permettent à tous les abonnés de participer. Ces listes peuvent être modérées ou non modérées :
  • Dans une liste de discussion modérée, les messages sont transmis à tous les abonnés après validation par un des modérateurs de la liste. La modération est un gage de qualité pour la liste. Elle garantit, par exemple, que les abonnés ne recevront pas de messages hors-sujet, de sollicitations commerciales non désirées (spams), de messages contenant des pièces jointes volumineuses, etc.
  • Dans une liste de discussion non modérée, les messages sont transmis à tous les abonnés dès réception par l'automate de gestion de listes.
• Les listes de contact pensées pour que plusieurs personnes puissent gérer collectivement une boîte mail. Le principe est que plusieurs personnes soient inscrites à la liste. Ainsi, chaque message envoyé au mail de contact est ensuite diffusé à tous les inscrits qui peuvent alors gérer collectivement les réponses aux mails de contact.

Fonctionnalités proposées

• gérer vos abonnements :
• vous abonner à des listes,
• vous désabonner de listes auxquelles vous êtes abonné,
• modifier vos options d'abonné liste par liste,
• utiliser des listes de diffusion ::
  • consulter les archives des listes auxquelles vous n'êtes pas abonné (c'est-à-dire lire en ligne les archives des messages envoyés sur ces listes) si ces archives sont publiques et que vos droits vous permettent d'accéder à ces listes,
  • consulter les archives des listes auxquelles vous êtes abonné,
  • envoyer des messages aux listes auxquelles vous êtes abonné,
• administrer des listes de diffusion ::
  • créer de nouvelles listes (accès restreint) - soumis à autorisation,
  • configurer des listes dont vous êtes propriétaire,
  • gérer des abonnements,
  • modérer des listes dont vous êtes modérateur.

Fonctionnement des listes de diffusion : qui fait quoi ?

Quatre rôles peuvent intervenir dans un service de listes de diffusion :

• propriétaire ;
• modérateur ;
• abonné.

Il est possible de jouer plusieurs rôles à la fois (par exemple, il est possible d'être propriétaire et modérateur d'une liste et d'être abonné à plusieurs autres).

Propriétaires

Le propriétaire d'une liste est généralement son créateur, ou à défaut, la personne qui a exprimé le souhait que la liste soit créée ou qui en a hérité. Son rôle :

• définir le mode de fonctionnement de la liste ;
• rédiger une charte d'utilisation de la liste à destination des abonnés ;
• désigner un ou plusieurs modérateur(s) ;
• gérer les abonnements et désabonnements ;
• décider de mettre ou non à la disposition des abonnés un espace de stockage partagé ;
• répondre aux questions des abonnés et futurs abonnés à propos de la liste ;
• etc.

Une liste peut avoir plusieurs propriétaires.

Modérateurs

Les modérateurs sont désignés par le propriétaire de la liste. Ils sont chargés de réguler la diffusion des messages envoyés sur la liste : après lecture, ils peuvent décider de les accepter ou de les rejeter. La modération intervient avant la diffusion du message sur la liste. Le rejet d'un message est éventuellement suivi d'une notification à l'expéditeur du message afin de l'informer des raisons de ce rejet.

Une liste peut avoir un ou plusieurs modérateurs ; généralement, le propriétaire de la liste en est aussi le modérateur.

Ceci ne concerne que les listes modérées et la modération n'est pas obligatoire sur les listes.

Cadre réglementaire

L'utilisation d'un service de listes de diffusion implique le respect d'un certain nombre de règles :

• Dans la plupart des services de listes, les abonnés reçoivent lors de leur abonnement une charte des abonnés de la liste. Ils sont alors tenus de respecter l'ensemble des règles contenues dans cette charte.
• Si elle est disponible, les modérateurs doivent se conformer à la charte des propriétaires et des modérateurs.
• L'utilisation des listes de diffusion implique de respecter les règles de bonne utilisation de la messagerie (la « Nétiquette »).

Fonctionnement pour un système de liste de discussion de type Mailman

Comment créer une liste / Avoir plus d'information

• Demander au propriétaire de la liste
• Si vous avez le password de l'administration de la liste, vous avez une interface pour créer directement de nouvelles listes : /cgi-bin/mailman/create

Comment ajouter quelqu'un sur une liste

• Le mieux est de dire à la personne de s'inscrire toute seule en lui donnant l'adresse de la liste (vous pouvez intégrer le formulaire d'inscription sur votre propre site si nécessaire).
• Soit ajouter directement son mail à l'adresse de la liste : https://nomdedomainedelaliste/cgi-bin/mailman/listinfo/nomdelaliste
• Soit en envoyant un courriel à nomdelaliste-join@nomdedomainedelaliste
• Soit via l'admin. C'est très utile en particulier pour ajouter un nombre important de personnes récupérés par exemple sur une feuille durant une assemblée. Pour cela, aller sur la page de la liste (https://nomdedomainedelaliste/cgi-bin/mailman/listinfo/nomdelaliste)

puis en bas de page sur “Interface administrative de xxxx”, puis, avec le mot de passe, aller dans l'interface admin, puis gestion des abonnements et abonnement en nombre.

Pour avoir le “Nom / Prenom” enregistré, insérer le mail de cette manière :

 Nom Prénom <email@nomdedomaine.fr> 

À faire dans l'administration pour configurer une liste nouvellement crée

Si la liste a pour but de servir de liste de diffusion :

• Dans Options générales
  • Paramètres supplémentaires
    • Activer Modération d'urgence sur tout le trafic

Principe de fonctionnement  : Si une info est à envoyer en diffusion à tous, il faut envoyer un mail à l'adresse de la liste. Tous les messages étant modérés, pour qu'ils soient validés et envoyés à tous les participants, il faut que l'administrateur laisse passer le mail. 2 à 3 mails par semaine en moyenne sont conseillés pour ne pas spammer tous les membres. L'idée est que le lien pour s'abonner à cette liste soit autant que possible diffusé. Il est possible de faire passer des petits carnets ou des feuilles pour récupérer les mails pour les ajouter directement dans l'administration

Si la liste a pour but de servir de mail de contact

• Options de confidentialité / [Règles d'abonnement] :
  • Quelles sont les étapes requises pour un abonnement : Nécessite une approbation
• Options de confidentialité / [Filtres expéditeur] :
  • Action à entreprendre pour les envois des non-abonnés pour lesquels aucune règle ne s'applique.
    • L'action par défaut doit être Accepter au lieu de En attente
• Dans Options Générales :
  • Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?
• Options de confidentialité / [Filtres destinataire:]
  • Les alias (expressions régulières) considérés comme destinataires explicites de type A ou CC pour la liste
    • Ajouter dans le champ libre tous les mails de transfert (si pas exemple vous utilisiez une autre boite mail)

Principe de fonctionnement

• Les membres qui s'inscrivent sur la liste (après approbation par l'administrateur) reçoivent tous les mails envoyés à contact. Il faut bien mettre en copie le mail de contact pour partager la gestion des réponses aux mails de contact avec tous les membres.
• l'admin a deux rôles : modérer les nouveaux membres (car il faut par que tout le monde puisse recevoir et répondre aux mails envoyés à contact). Et modérer les mails envoyés à contact si ces derniers sont bloqués par mailman

Si la liste a pour but de servir de liste de discussion

• Dans Options Générales :
  • Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?
    • Cette liste
• Principe de fonctionnement
  • Tout le monde peut répondre aux messages envoyés et tout le monde reçoit la réponse
  • Pour les listes de discussion, il vaut mieux laisser tout le monde s'inscrire et laisser tous les mails passer. Mais à un moment donné, cela peut devenir ingérable, et là l'administrateur de la liste peut commencer à modérer (par exemple mettre en attente certains mails, etc...)

Autres configuration (optionnelles)

Pour toutes les listes :

Language Options :

• Mettre dans la langue de votre choix

[Mots de passe]

• Mettre un mot de passe sur l'admin général et un mot de passe “modérateur” selon le type de public à qui vous laissez accès à l'admin de la liste

Options Générales:

• Ajouter des administrateurs
• Ajouter des modérateurs
• Écrire dans l'espace “Une description introductive ”
• Ajouter une phrase dans “Une phrase courte identifiant cette liste”
• Préfixe de la ligne “objets” des messages postés sur la liste : “Ajouter un préfixe"
• Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?  :
  • Pour les listes de discussion : Cette liste
  • Pour les listes de type contact : Expéditeur
• Maximum length in kilobytes (KB) : passer à 20 000
• Maximum number of members to show on one page of the Membership List” : passer à 10000
• Envoyer les rappels mensuels de mot de passe ? : Non
• Envoyer un message de bienvenue aux nouveaux abonnés ? : Oui (Faire attention à modifier le mail template, des exemples sont à ajouter sur ce wiki).
• Attention à désactiver l'option dans l'ajout par l'option “Gestion des abonnements”
• Envoyer un message d'adieu lorsque les membres résilient leur abonnement ? Oui si configuré
• L'administrateur doit être informé des abonnements et des résiliations ? : Oui (c'est mieux mais ça reste au choix)
• Envoyer un courriel aux expéditeurs lorsque leurs messages sont mis en attente pour approbation ? Oui
• Le nom d'hôte préféré par cette liste de diffusion pour le courriel : nomdedomainedelaliste

Options de confidentialité :

• Règles d'abonnement
  • Quelles sont les étapes requises pour un abonnement
    • Pour les listes de discussion et de diffusion  : Confirmer
    • Pour les listes utilisées comme contact : Nécessite une approbation
• Filtres expéditeur : Action à entreprendre pour les envois des non-abonnés pour lesquels aucune règle ne s'applique :
  • Pour les listes utilisées comme mail de contact
    • Accepter
  • Pour les listes utilisées comme liste de discussion
    • En attente
  • Afficher cette liste lorsqu'on demande les listes hébergées par cette machine ? : Oui ou non
• Filtres destinataire: Les alias (expressions régulières) considérés comme destinataires explicites de type A ou CC pour la liste
  • Pour les listes utilisées comme mail de contact ou de diffusion
    • Ajouter tous les mails de transfert (si pas exemple vous utilisiez une autre boite mail)

Options d'archivage

• Messages archivés : Oui
• Le fichier source des archives est destiné à un archivage public ou privé ? : public
• Avec quelle périodicité de nouveaux volumes d'archives doivent-ils être créés ?: Annuel

La modération des listes

Pour une liste modérée par défaut. Il faut aller ici pour valider les messages : https://nomdedomainedelaliste/cgi-bin/mailman/admindb/nomdelaliste

Pour les autres listes, elles sont modérées si :

• La personne n'est pas inscrite sur la liste
• Destination implicite
• Trop de destinataires
• Spam, etc.

Le lien vers la procédure Mailman pour valider les messages en attente pour ceux qui sont admin : https://nomdedomainedelaliste/cgi-bin/mailman/admin/nomdelalist puis dans l'administration de la liste sur “Basculer vers les requêtes en attente de modération” pour valider ou non les mails. Vous verrez qu'on reçoit beaucoup de spams et que le même spammeur doit être blacklisté pour chacune des listes indépendamment. m À l'inverse quand il y a une modération que l'on ne souhaite pas :

Vérifier que le bit de modération pour tous n'est pas activé pour tous dans gestion des abonnements

Vérifier que “mod” n'est pas coché pour les membres. Si c'est le cas, vérifier que “off” est coché et cliquer à nouveau sur “activer”.

Modifier la signature des mails sur une liste

Aller dans remise non groupée de la liste puis dans “Pied de page ajouté aux messages envoyés aux abonnés réguliers de la liste” (msg footer)

• Mettre la signature  souhaitée

Récupérer la liste des inscrits d'une liste

Récupérer la liste mail des inscrits pour les admins (pour par exemple faire un envoi d'un mail via un autre outil

• Dans “Options Générales”, passer “Maximum number of members to show on one page of the Membership List” à 1000. Puis, copier la liste affichée dans “Gestion des Abonnements” et coller là dans un tableur.