Conseils citoyens/association

L’ASSOCIATION LOI DE 1901,  QUELQUES GÉNÉRALITES

LA LOI DU 1ER JUILLET 1901

Aux termes de l’article 1er de la loi du 1er juillet 1901 :

« l’association est une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d’une façon permanente leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicables aux contrats et obligations. »

Pour plus de détails voir : wikisource:fr:Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association.

Éléments fondateurs

La loi de 1901 ne fixe qu’un cadre : les associations demeurent libres de s’organiser comme elles l’entendent, dès lors que leur objet n’est pas illicite.

Elle impose toutefois des éléments que toutes les associations ont en commun :

• l'existence d'un projet associatif définissant l’objet de l’association ;
• la réunion d’au moins 2 personnes partageant ce projet ;
• la gestion désintéressée de la part des adhérents et adhérentes. Par leur adhésion, ils deviennent cocontractants de l’association et ne peuvent en aucun cas améliorer leur patrimoine personnel.

La plupart des associations adoptent par ailleurs des dispositions assurant le bon fonctionnement et une cohésion avec le projet, certaines dispositions pouvant être imposées par l'adhésion de l'association à une fédération ou bien pour toucher des subventions d'un organisme ou être agréé (par le ministère de la Jeunesse et des sports, le ministère de l'Intérieur…) :

• la liberté de mettre en commun des connaissances et des activités apportées par chacun et chacune, pour ensemble mettre en œuvre le projet ;
• l’égalité ; mêmes droits et devoirs pour l’ensemble des adhérents et les adhérentes ;
• l’apport de connaissances et d’activités est effectué par tous les associés ;
• la permanence de ces apports est constatée chez tous les associés ;
• le but est le même pour tous les associés ; rien ne le limite, ni n’interdit l’invention, l’innovation, l’originalité dans la définition du but de l’association.

 

LES STATUTS

Les statuts d’une association sont un contrat, ils ont donc « force de loi », notamment pour l’objet de l’association ainsi que son mode de fonctionnement. 

Ce sont le contrat d'association. Ils sont dans l'idéal adoptés en assemblée générale constitutive qui réunit toutes les personnes intéressées par le projet de l'association.

Trois indications doivent y figurer obligatoirement : 

• le titre, 
• l’objet, 
• le siège social.

La déclaration en préfecture et de fait au Journal officiel (44 euros) ne sont une nécessité que si l’association désire avoir la capacité juridique. 

Accompagnement/Action du Conseil Citoyen de Ronchin Module 4 - Séance du 14/11/2015  Sébastien PLIHON & Frédéric GEERAERT

LE RÉGLEMENT INTÉRIEUR

Le règlement intérieur n'est pas obligatoire. Il est bien pratique pour compléter et préciser les statuts par exemple sur le fonctionnement au quotidien de l’association (membres (admission, cotisation, exclusion…), fonctionnement (règles de vie commune, instances et modalités de délibération, de prise de décisions, de gestion : conseil d'administration, commissions, assemblées générales), modes d'utilisation des équipements, de gestion du matériel… C’est un document à usage interne.

Avantages : la souplesse (contrairement aux statuts, il peut être modifié sur délibération de l’assemblée générale ordinaire tandis que les statuts doivent être modifiés en assemblée générale extra-ordinaire).

À noter : L'ordonnance du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations et des fondations, abrogeant l’article 5, alinéa 5, de la loi du 1er juillet 1901, a supprimé l'obligation de tenir à jour un registre spécial actant des modifications et changements affectant une association. 

Acquisition de la personnalité juridique

L’acquisition de la personnalité juridique (déclaration en Préfecture et publication au JOF) signifie que l’association est une personne morale à part entière et qu’elle dispose de la capacité juridique d’accomplir des actes juridique en son nom, mais dans la limite de son objet.

L’association qui dispose de la personnalité juridique : 

• peut agir en justice, par l’intermédiaire de ses représentants, pour défendre ses intérêts et ses biens,
• a un droit exclusif en son nom,
• peut ouvrir un compte bancaire, recevoir des subventions et des dons,
• peut acquérir des biens,
• peut embaucher des salariés,
• peut solliciter un agrément ou une reconnaissance d’utilité publique. 

La gouvernance associative

Il s’agit de mettre en place de bonnes pratiques de gestion et d’évaluation dans l’association. C’est un ensemble de procédures qui permet d’assurer au mieux la direction et le contrôle de l’association et qui précise les relations entre les différents organes décisionnaires. 

Les objectifs sont de s’assurer que chaque instance remplisse sa mission, d’instaurer des relations de confiance entre les différentes instances et de limiter les risques.

Le projet associatif constitue la base de la gouvernance associative. Il est important qu’il soit organisé autour des valeurs de l’association, qu’il reprenne les attentes de chacun, qu’il soit construit avec l’assemblée générale et sous son contrôle et que chaque partie impliquée dans l’association soit informée régulièrement de sa mise en œuvre.

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Les éléments du projet :

• La finalité et les objectifs en s’appuyant sur un diagnostic
• Le programme d’actions et les moyens
• Les partenaires du projet
• Le pilotage
• L’évaluation 

Les instances de gouvernance

La loi de 1901 ne donne pas d’indication sur le fonctionnement et l’organisation des associations. Elle ne préconise aucune règle particulière concernant la composition, le fonctionnement des organes de l’association. La seule exigence est d’avoir des dirigeant-es dont l’un est le représentant légal de l’association (pour les démarches administratives : dossiers subventions, comptes bancaires, contrats, signature des chèques, représentation en justice…).

Les dirigeant-es sont délégataires donc garant des décisions prises par l'association. Ils et elles ont des responsabilités devant les adhérent-es, mais aussi devant la loi (responsabilité civile et pénale). 

La plupart du temps, les dirigeants et dirigeantes sont élues et les décisions importantes sont prises par tous les adhérent et toutes les adhérenteses en assemblée générale

Remarque : Assurance obligatoire en Responsabilité Civile, locaux, matériel prêté, manifestations organisées… La responsabilité pénale n’est pas couverte par les assurances. 

Le « fonctionnement démocratique », s'il n'est pas imposé par la loi, est un principe central reconnu généralement par tous comme indispensable.  

Assemblées générales

Dans la plupart des associations, l’assemblée générale est l’instance souveraine de l’association. Elle réunit tous les membres dont la présence est prévue par les statuts ou le règlement intérieur. 

Assemblée générale ordinaire

Elle se réunit habituellement 1 fois par an. Elle fait le bilan de l’année écoulée tant en terme d’activités qu’en terme financier et se prononce sur les projets (activités et budgétaire) : 

Les points les plus souvent abordés sont :

• L’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée sur présentation du rapport moral (au regard du projet de l’association), d’un rapport d’activité et d’un rapport financier.
• Le vote des orientations contenant les projets de l’association pour la nouvelle année et les directives à suivre par les instances de l’association.
• Le vote du budget de l’année à venir.
• Le renouvellement éventuel, par élection, des membres de l’organe d’administration.

L’ordre du jour et la convocation aux assemblées générales ordinaires sont généralement de la compétence de l’organe d’administration (Conseil d’administration ou autre).

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Assemblée générale extra-ordinaire

Elle peut être provoquée par l’organe d’administration ou à la demande d’un certain nombre d’adhérent-es déterminé par les statuts ou le règlement intérieur, à tout moment de l’année. 

Elle peut d’ailleurs être réunie le même jour que l’assemblée générale ordinaire, mais à un horaire différent.

Souvent, il s’agit de décider de modifications des statuts, voire de se prononcer sur la dissolution de l’association…

Les Dirigeant-es (Administrateurs – rices)

La loi du 1er juillet 1901 n’a pas prévu de président mais mentionne « des personnes chargées de l’administration de l’association ».

Il y a donc la possibilité de choisir son mode de fonctionnement

• avec un président ;
• avec une direction collégiale sans président mais avec des chargés de missions ou co-présidents qui se répartissent les tâches.

Le fonctionnement collégial n’exonère pas de désigner un représentant-e légal-e. 

Dans l'idéal, l’instance dirigeante de l’association, quel que soit sa forme (Conseil d’Administration, Commissions…) est une instance de réflexion, de proposition, de décision qui s’articule autour des décisions prises en assemblée générale dont elle est garante.

Elle a pour rôle d’organiser et de veiller à l’animation des activités. Elle prend les décisions utiles à la bonne marche de l’association dans le cadre des statuts, de l’objet de l’association et du règlement intérieur (s’il y en a un), mais aussi dans la limite des missions qui lui sont confiées et dans le respect du budget adopté.

En général, les dirigeant-es reçoivent une délégation de l’assemblée générale pour assurer le fonctionnement de l’association.

L’instance dirigeante rend alors compte de son mandat en assemblée générale.  

La loi n’exige pas d’établir un procès verbal des réunions (assemblées, conseils, commissions). Il est toutefois conseillé de tenir un registre sur lequel seront consignées les délibérations et résolutions prises. Ce sont des points de repère de la vie de l’association auxquels on peut se référer. Ce sont des documents que peut demander l’administration en cas de contrôle. 

LES RESSOURCES DE L’ASSOCIATION

La loi de 1901 ne fait référence qu’à 4 ressources financières : 

• Les dons manuels, 
• Les subventions, 
• Les cotisations,
• Les legs (réservé à certaines associations).  

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Toutes les ressources imaginables sont cependant possible dans le cadre de la légalité et doivent figurer dans les statuts ou le règlement intérieur.

Quelques exemples d’autres ressources :

• Les lotos : 

L'association doit répondre aux 2 critères suivants :

• agir de façon désintéressée, c'est-à-dire sans rechercher le profit,
• créer une animation sociale ou financer des activités d'ordre culturel, scientifique, éducatif ou sportif.

L'organisation d'un loto traditionnel doit remplir les conditions suivantes :

• se faire dans un cercle restreint,
• le but doit être social, culturel, éducatif, sportif, etc.,
• les mises doivent être inférieures à 20 €,
• les lots doivent être des biens, des services ou des bons d'achat non remboursables. Les lots ne peuvent pas être des sommes d'argent.

• La vente de produits et de services : 

L’association peut vendre des produits (T-Shirt, publications…) et des prestations de services (cours, stages, séjours…).

On distingue s’il s’agit d’une activité commerciale habituelle ou accessoire, et si la vente se fait pour les membres ou pour le grand public. Auquel cas, les recettes sont éventuellement taxables.

• Le sponsoring et le mécénat :

Le sponsoring est l’attribution d’un espace publicitaire et, à ce titre, il est considéré comme une vente. 

Par contre le mécénat est considéré comme un don, car il n’y a pas d’affichage ostentatoire du mécène et il n’y a pas de contrepartie directe de la part de l’association. Il y a différentes formes de mécénat : financier, compétences, en nature (don d’un bien immobilisé, exécution de prestations de services…).

• Les manifestations de bienfaisance ou de soutien : 

C’est-à-dire celles qui, faisant appel à la générosité du public, procurent à l’organisateur les moyens financiers exceptionnels qui permettent de faciliter la réalisation des buts poursuivis. Ces manifestations doivent être différentes de l’objet ou de l’activité habituelle de l’association. L’association peut organiser 6 manifestations par an pour le grand public, sans que les recettes soient soumises à la TVA. Elle doit être en mesure de présenter un bilan financier spécifique à chacune des 6 manifestations exceptionnelles.

L’on peut notamment citer les bals, les concerts, les spectacles folkloriques ou de variétés, les séances de cinéma ou de théâtre, les ventes de charité ou de solidarité, expositions, kermesses, tombolas, loteries, les divertissements sportifs non soumis à l’impôt sur les spectacles.

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Les organisateurs seront considérés comme employeurs des artistes et orchestres avec qui ils signent un contrat d’engagement et qu’ils devront, à ce titre, observer un certain nombre de formalités et acquitter les cotisations sociales dues auprès des organismes compétents. 

• Les produits financiers : 

Une trésorerie excédentaire peut être placée (livret, sicav de trésorerie…) et rapporter des intérêts. Les placements sont réglementés et l’association ne peut pas spéculer en bourse. 

LES SUBVENTIONS

Il existe divers types de subventions : 

• La subvention de fonctionnement pour la gestion de l’association : La collectivité participe pour partie au budget nécessaire pour le fonctionnement normal de l’association conformément à son objet social.
• La subvention pour financer une action ou un projet spécifique porté par l’association (appel à projet) : Soutient une action conforme aux statuts de l’association, et compatible avec les orientations du financeurs, dans une logique d’intérêt général partagé. La subvention est affectée à cette action ou ce projet et ne peut être utilisée à d’autres actions de l’association. L’association doit justifier du respect de cette affectation.
• La subvention à caractère exceptionnel et non renouvelable : dans cette hypothèse, la subvention n’est pas forcément prévisible lors de l’élaboration du budget prévisionnel.
• La subvention d’investissement ou d’équipement : Permet d’aider au financement de biens d’équipement de l’association (par exemple : matériel de bureau, mobilier) mais aussi pour des travaux ou acquisition de patrimoine. 

Les conditions d’octroi d’une subvention : 

Seule une association déclarée peut recevoir des sommes d'argent appelées subventions, de la part de l'État, de collectivités territoriales et d'établissements publics. 

La subvention doit être demandée par les instances dirigeantes.

Elle doit concerner :

• Un projet d'intérêt général, conçu, porté et réalisé par l'association,
• ou une action de formation des bénévoles.

Les administrations et les collectivités publiques disposent d'un pouvoir discrétionnaire pour l'accorder ou la refuser, ce qui signifie qu'elles n'ont pas à justifier leurs décisions, qui sont sans recours. Il n'y a aucun droit à la subvention, ni à son renouvellement.

Remarque : 

N° de SIRET obligatoire pour recevoir des subventions et si employeur. (Formalités auprès de l’INSEE).

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La demande :

Une association doit constituer son dossier et déterminer auprès de quel(s) financeur(s) public(s) elle va demander une subvention, en fonction de son projet (local, départemental, national), de son objet social, de la politique de subventionnement des différents services administratifs.

La demande peut être faite au niveau des services de l’Etat :

• en ligne, en utilisant le téléservice "Dossier unique de demande de subvention",
• ou en remplissant le formulaire cerfa n°12156*03.

Les collectivités territoriales (mairies, départements, régions) peuvent demander à l'association de remplir un dossier spécifique complémentaire. 

Le Conventionnement :

L'administration concernée peut aussi demander à ce que soit signée avec l’association  une convention d'objectif. Celle-ci précise l'objet, le montant, les conditions d'utilisation de la subvention et les engagements de chacun autour d'un projet défini.

Elle est obligatoire pour toute subvention supérieure à 23 000 € et lorsque l'association organise des spectacles vivants. 

Remarque : 

La subvention peut être une somme d’argent ou une mise à disposition de moyens matériels et/ou humains. C’est l’ensemble de ces moyens financiers, matériels et humains qui doit être pris en compte pour déterminer le seuil nécessaire à la conclusion d’une convention 

L’Utilisation et contrôle de l’utilisation de la subvention :

Une subvention doit être utilisée conformément à l’objet pour lequel elle a été accordée, et l’emploi des fonds doit pouvoir être justifié.

Un compte rendu financier d'emploi de la subvention doit être adressé spontanément à l'autorité l'ayant accordée, dans les 6 mois qui suivent la fin de l'action concernée par la subvention.

La Cour régionale des comptes et l'administration peuvent en contrôler l'utilisation.

Ce contrôle peut être :

• financier (examen des justificatifs comptables de l'association),
• administratif (suivi de l'emploi de la subvention),
• juridictionnel (contrôle de la légalité de la subvention).

Remarques : 

Une association ne peut reverser tout ou partie de la subvention à une autre, sauf accord formel de la ou des collectivités qui subventionnent.

Les associations dont le montant total des subventions atteint 153 000 € au cours d'une même année doivent publier leurs comptes annuels au Journal Officiel dans les 3 mois qui suivent leur approbation : Bilan, Compte de résultat et annexe.

L'intervention préalable d'un commissaire aux comptes est obligatoire.

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COMPTABILITE ASSOCIATIVE

Selon les termes de la loi 1901, une association n’est pas obligée de tenir une comptabilité. Mais en pratique, deux aspects de la vie associative entraînent nécessité ou obligation : 

• Interne :5

La tenue d’une comptabilité est nécessaire pour la transparence de gestion et pour démontrer la non lucrativité de l’association.

• Externe :

La loi crée des obligations, des règles de tenue et de vérification des comptes d’une association pour justifier de l’utilisation d’une subvention (quel que soit son montant).

La comptabilité simple :

Une comptabilité simple consiste à un simple enregistrement des dépenses (charges) et des recettes (produits) de l’association, sur cahier ou tableur ou logiciel de comptabilité.

• Les justificatifs : 

En comptabilité, toute dépense, toute recette quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce (factures, tickets de caisse, pièces bancaires, notifications de subvention…). C’est un document qui prouve la dépense ou la recette et son affectation ou son créditeur.

• Le classement : 

Les justificatifs doivent faire le lien entre un engagement et son règlement, entre un paiement et son versement.

Il convient de ranger les pièces dans un classeur en deux parties ou dans plusieurs classeurs : les recettes et les dépenses.

Il faut pouvoir retrouver à tout moment une pièce et le paiement ou le versement correspondant. 

Afin d’établir une concordance, les justificatifs des dépenses doivent comporter la date de règlement ainsi que le numéro de chèque ou le ticket de CB, s’il y a lieu.

Les pièces sont classées et numérotées. Ce numéro est reporté sur lors de l’enregistrement des pièces en comptabilité. 

• L’enregistrement des pièces : 

Toutes les entrées et les sorties sont enregistrées via les justificatifs. Il est conseillé de faire, à minima, un enregistrement et un état mensuel des dépenses et des recettes (au jour le jour s’il y a une caisse).

Toutes les informations sont mentionnées : date, numéro de chèque, numéro de la pièce justificative, le débiteur ou le créditeur, l’affectation ou l’origine… 

Cela permet d’avoir une explication sur tout mouvement d’argent. Les contrôles se fait dès la réception du relevé bancaire. Le rapprochement bancaire, entre les écritures comptables et le relevé valide les écritures ou dévoile des anomalies.

Remarque :

Depuis le 1er janvier 2000, les associations faisant l’objet d’obligations comptables doivent appliquer un nouveau plan comptable spécifique aux associations.

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Le budget (ou budget prévisionnel) : 

C’est la prévision des charges et des produits pour l’exercice à venir (l’année de fonctionnement à venir).

Il est la traduction en termes financiers de l’ensemble des projets de l’association pour l’exercice à venir. 

Il faut essayer d’aller au plus petit détail possible. (On peut se baser sur l’exercice précédent pour notamment pour les charges « fixes »). Plus un budget aura été préparé avec soin, plus il servira d’aide à la gestion en cours d’exercice. 

Il faut donc prévoir toutes les dépenses : fournitures d’activités, fournitures administratives, assurances, frais postaux, électricité, réception, communication, intervenants extérieurs, charges de personnel, sacem…. Idem pour les ressources : dons, cotisations, subventions… Il faut veiller à la répartition des ressources. 

Un budget doit vivre : il doit être régulièrement suivi et réajusté en cours d’année en fonction des événements. 

Le compte de résultat : 

Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à l’exercice de l’année écoulée. 

On commence un exercice avec un budget prévisionnel. À la fin de l’année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l’ensemble des ces opérations par chapitre : achats, charges externes, autres charges externes… pour les charges ; cotisations, participations, subventions, dons… pour les produits.

Le résultat (déficit ou excédent) provient de la différence entre le total des charges (dépenses) et celui des produits (recettes). 

Ce résultat vient s’intégrer au bilan, qu’il soit déficitaire (appauvrissement de l’association) ou excédentaire (enrichissement de l’association). 

Le bilan : 

Le bilan décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’association à une date donnée. C’est la photographie de l’association, sa situation financière à la date de clôture de l’exercice.

À la différence du budget et du compte de résultat qui sont liés à un exercice, le bilan donne une situation au fur et à mesure de la vie de l’association depuis sa création. 

Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro.

La manière de présenter un bilan, comme pour le budget prévisionnel et le compte de résultat, est normalisé par le plan comptable. 

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La trésorerie :

La trésorerie, c’est l’ensemble des capitaux liquides dans l’association. Pour faire face à toutes les charges courantes, l’association doit disposer de liquidités, c'est-à-dire d’argent disponible immédiatement.

Il est conseillé de mettre en place les outils de suivi en temps réel des rentrées et des sorties d’argent, indépendamment des relevés bancaires. 

Mais aussi, d’établir un plan de trésorerie, c'est-à-dire la prévision chiffrée des rentrées et des sorties sur l’année et de le mettre à jour au fur et à mesure.   

LIENS UTILES

• http://www.associations.gouv.fr/ (site du gouvernement)

• https://www.associatheque.fr/ (site du Crédit Mutuel)

• INSEE Nord – Pas de Calais : 130, avenue Kennedy - BP 405 – 59020 LILLE CEDEX

• http://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/Plaquette_mecenat_12-08.pdf (Guide du mécénat)

Direction Départementale de la Cohésion Sociale – Jeunesse et Sport